Getting things done

GTD (Getting things done) - доведение дел до конца - представляет собой основу для организации и отслеживания задач и проектов. Цель - вызвать у вас 100% доверие к системе сбора задач, идей и проектов - как неопределенных, вроде “изобрести величайшую вещь на свете”, так и конкретных вещей, например “позвонить тёте Глаше 25 августа, чтобы обсудить рецепт яблочного пирога”. Методику придумал и описал в книге Дэвид Аллен еще в 2001 году. Книгу, между делом, перевели на 23 языка.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (встречаются исключения в случаях, когда задачи из разнородных проектов взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее ("какое следующее действие нужно совершить?").

Управление рабочим процессом используется для того, чтобы взять под контроль задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из пяти шагов.

5 шагов

  1. Сбор

Things 3 Я собираю все, что привлекает внимание, в Things 3 Inbox. Уловка в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. Разбираю Inbox каждый день, но можно делать это и реже, но важно делать это регулярно.

  1. Обработка

Раз в день делаю разбор Inbox’а. Для каждой задачи задаю один вопрос: “Требует ли это действий?”. Если задача не требует действий, то удаляю. Если требует, то ситуация вариативна:

  • Если для выполнения задачи потребуется меньше 5 минут, то выполняю задачу не откладывая.
  • Если задачу можно делегировать, то назначаю время проверки и отправляю в специальный проект. Ну и, конечно, рассказываю о задаче исполнителю.
  • Если задача для выполнения, то расписываю в карточке задания необходимые действия в виде чек-листа, пишу развернутое описание и перемещаю задачу в нужный проект.
  1. Организация

Каждый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться.

  1. Обзор

Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Делаю 2 обзора задач:

  • ежедневно
  • еженедельно

На каждый день заведены повторяющиеся задачи, такие как “Очистить Inbox в Things”, “Посмотреть входящие письма” и “Выбрат задачи на сегодня”.
Во время недельного обзора пишу отчеты по задачам, проверяю актуальность задач и проектов и изучаю календарь на предстоящую неделю.

  1. Выполнение

Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического выполнения. Как говорил раньше, короткие задачи стараюсь не откладывать и выполнять сразу. Это, как правило, здорово сокращает список задач на сегодня и даже вдохновляет. Следующий приоритет получают задачи, которые выполнять не хочется - неприятные и постоянно окладываемые дела. Такие задачи-"лягушки" не требуют много времени и лучше выполнять первыми, чтобы не вытягивали силы и энергию

Trello

Trello Помимо Things 3 использую доски в Trello. Доски разделяются по проектам. На каждой доске распределяю задачи по колонкам:

Backlog - точка входа для задач, что должны быть сделаны в рамках проекта. Новые карточки на доске попадают в эту колонку.

Week - колонка для задач на неделю. Сюда задачи отбираются во время планирования на неделю.

Hold - колонка для задач, выполнение которых временно приостановлено по внешним факторам.

Today - список задач на сегодня. Пополняется задачами из колонки Week. Лично для меня оказалось удобным контролировать выполнение задач по дням. Если в конце дня в этой колонке еще остались задачи, то стараюсь доделать, а не переносить на завтра.

Поначалу сложно выбирать правильное количество задач на день, но это выравнивается практикой. Если задача требует для выполнения больше времени, чем день, то задача разбивается на более меньшие по размеру. 4 часа - любимый размер задач, но вне зависимоти от размера выполняю задачи интервалами 45-15. 45 минут занимаюсь задачей, потом 15 минут трачу на отдых. Чтение твитера, чатов и других отвлекающих факторов укладываю в эти 15 минут.

Done - выполненные задачи. После выполнения задачу перемещаю в эту колонку, где задача дожидается недельной ретроспективы и написания отчета. В конце задача отправляется в архив.

Календарь

Календарь важен для контроля над встречами и поручениями. В моем случае календарь зарезервирован только для тех вещей, которые должны быть сделаны в строго конкретный срок, или для встреч и поручений с заданным временем и местом. А дела лучше зафиксировать в проектах, а не в календаре.

Почта

При работе с почтой стараюсь добиться состояния “Zero inbox”. Для писем из рассылок, таких как кроны, Jira или Github, настроены правила обработки почты с перемещением письма в специальную папку. Такие папки просматриваю три-четыре раза в день в свободное время. Остальные письма попадают в Inbox. Если письмо требует ответа, то стараюсь отвечать сразу или же создавать задачу в Things. Текущие переписки хранятся в Inbox, потом перемещаются в нужную директорию, например Saved. Если письмо мне не пригодится в будущем, то удаляю в Корзину. Корзина очищается автоматически каждый день, удаляются письма старше недели. Таким образом в Inbox хранятся только текущие переписки и непрочитанные письма.